Diffusion des documents diplômants

La diffusion d'une thèse ou d'un mémoire par articles nécessite une attention particulière en ce qui concerne le respect du droit d'auteur, car plusieurs chapitres du document diplômant reprennent intégralement des articles soumis ou publiés dans une revue scientifique. Par ailleurs, ces articles sont souvent rédigés en co-auteurité, ce qui ajoute à la complexité de la gestion des propriétés intellectuelles.

Pour éviter des soucis lors de la diffusion de votre document diplômant, il est préférable de faire les vérifications ci-dessous avant de soumettre votre manuscrit auprès d’une revue.

Notez que pour le mémoire ou la thèse par articles, plusieurs versions de l’article remplissent les exigences de diplomation (Règlement no 8, Annexe 1, A1.1 c) : « l’article ou les articles peuvent être publiés, être acceptés, avoir été soumis ou en voie d’être soumis pour publication dans des revues ou des conférences, avec comité de lecture, reconnues dans la discipline ou le champ d’études ».

Selon le Règlement no 8 (annexe 1, A1.1 g), l'utilisation d'un article écrit en co-auteurité dans le cadre d'un mémoire ou d'une thèse est limité à la personne autrice principale. Le cas échéant, il est impératif d'obtenir l'autorisation des personnes co-autrices, qui doivent signer une déclaration écrite en ce sens. Voir auprès de votre département si un gabarit d’entente est disponible ou communiquer avec droit-auteur@uqam.ca

En communication savante, la publication en libre accès recourt habituellement aux licences standards Creative Commons. Ces licences précisent des usages autorisés pour tous par les détenteurs des droits. Les restrictions d'usages sont identifiées à l’aide de composantes libellées de façon courte : BY (attribution), NC (pas d’usage commercial), ND (pas de modification / dérivé) et SA (partage dans les mêmes conditions).

Seule la composante ND peut s’avérer problématique en contexte de diffusion du document diplômant, car l’insertion d’une œuvre dans une autre est considérée comme la production d’une œuvre dérivée. La stratégie la plus simple est de soumettre vos manuscrits auprès de revues attribuant une licence CC BY, CC BY-SA, CC BY-NC ou CC BY-NC-SA aux articles publiés (voir Choix d'une licence).

Si votre revue de prédilection publie ses articles sous une licence CC avec une composante ND, il faut alors vérifier, sur le site de la revue, la politique de droit d’auteur pour savoir si la revue demande que vous cédiez vos droits d’auteur. Si oui, vous devrez alors vérifier, avant de soumettre le manuscrit, si on vous autorise à intégrer votre éventuel article publié dans votre document diplômant.

Comme il est possible que la décision de publication parvienne après le dépôt du document diplômant, il est important dans tous les cas d’informer l’équipe éditoriale que vous comptez intégrer la version soumise dans votre document diplômant si la décision de publication tarde. Prenez soin d’avoir cette entente par écrit et de la conserver si ce type d’utilisation n’est pas prévu dans les politiques formelles de l‘éditeur.

Vérifiez sur le site de la revue ou de son éditeur si une politique est affichée relativement à la réutilisation des articles pour les documents diplômants. Voici des exemples de grands éditeurs commerciaux pour leurs articles publiés sous une barrière tarifaire :

Si le site de la revue ou de son éditeur n’affiche aucune information, il faut communiquer avec l’équipe éditoriale de la revue pour obtenir l’information. Ne soumettez pas votre manuscrit sans avoir vérifié la possibilité d’intégration de la version soumise, de la version acceptée ou de la version finale dans votre document diplômant.

Dans le cas où la date de dépôt anticipé du document diplômant est antérieure au processus de publication entamé, clarifiez la situation avec l’équipe éditoriale. L’équipe de la revue doit savoir que vous comptez reproduire l’article en contexte de thèse ou mémoire par articles.

Diverses raisons peuvent motiver une décision de non-publication de votre article dans une revue. La réception d’un refus implique que vous n’êtes plus en relation d’affaires avec ladite revue et qu’aucune entente de publication ne vous lie à cette revue. Vous êtes donc libre de disposer de votre manuscrit comme bon vous semble.

Ne vous laissez pas décourager par un premier refus ! Rien ne vous empêche de soumettre votre article auprès d’une autre revue, en autant que vous soyez toujours transparent lors de la soumission sur votre intention d’intégrer votre article (soumis, accepté ou final) dans votre mémoire ou thèse. Si la date de dépôt de votre mémoire ou thèse est imminente, optez pour intégrer la version soumise de votre article dans votre document diplômant en prenant soin d’informer le nouvel éditeur de cette situation.

Tant que votre document diplômant n’est pas diffusé sur Archipel, vous pouvez prendre le temps de clarifier la situation auprès de l’équipe éditoriale de la revue et obtenir, le cas échéant, les autorisations nécessaires.

Oups ! Votre document est déjà diffusé sur Archipel... et vous apprenez qu’il est accepté pour publication. Informez l’équipe éditoriale de la revue de cette situation. Précisez que vous avez déjà octroyé à votre université une licence de diffusion non exclusive et que votre document contient la version soumise de l’article publié.

Les chances sont faibles que cela entre en conflit avec l’entente de publication de la revue au point de bloquer la publication, mais il faut absolument en informer l’équipe éditoriale. La revue pourrait par exemple exiger que la notice d’Archipel comporte une mention de source additionnelle vers la version finale publiée.