La confidentialité des mémoires, thèses et autres documents diplômants est encadrée par le Règlement des études de cycles supérieurs (règlement no 8, sous l'article 11.2.5). Ainsi, si l'étudiant·e ou sa direction de recherche considèrent que le travail produit doit demeurer partiellement ou totalement confidentiel pour des raisons sérieuses, une demande écrite comprenant le motif et la durée de confidentialité demandée doit être faite au doyen ou à la doyenne de la Faculté. Un document confidentiel ne sera pas traité pour intégration dans Sofia et Archipel.
Avant diffusion dans Archipel:
Les thèses ayant le statut «confidentiel» dans JIRA-Thème* ne sont pas traitées par le Service des bibliothèques. Les mémoires et autres documents diplômants ayant ce statut ne sont généralement pas reçus par le Service, sinon, ils devront être accompagnés de la lettre du doyen ou de la doyenne, autorisant la confidentialité. Dans certains cas, des documents pourraient être reçus avec certaines parties caviardées par l'étudiant·e pour des fins de confidentialité. À la fin de la période de confidentialité, si celle-ci est temporaire, le document sera transféré au Service des bibliothèques pour y être traité.
Après diffusion dans Archipel:
Pour faire une demande de retrait à des fins de confidentialité d'un document déjà publié dans Archipel, vous devez communiquer avec votre faculté afin que le décanat approuve votre demande. Après réception de la lettre du doyen ou de la doyenne, le Service des bibliothèques supprimera la notice de l'outil de recherche Sofia et retirera d'Archipel la fiche signalétique ainsi que le fichier PDF associé. En attendant, il est possible de demander de restreindre l'accès pour une durée déterminée en écrivant à archipel-admin@uqam.ca.
* JIRA-THÈME est l'interface qui permet, aux facultés, au Service des bibliothèques et au Service des archives, d'accéder aux documents déposés par les étudiantes et étudiants via le "Portail étudiant". Les étudiantes et étudiants peuvent y suivre l'état d'avancement de leur thèse ou essai doctoral en psychologie jusqu'à la diffusion dans Archipel.
L’article 11.2.5 du règlement no 8 couvre tant la confidentialité qualifiée de partielle que la confidentialité dite totale. Les situations qui peuvent constituer une demande de confidentialité partielle sont nombreuses et peuvent englober les demande dites d’accès restreint. La confidentialité a pour objet de limiter/réguler les accès à cette information et d'assurer qu’elle ne soit accessible qu'à ceux dont l'accès est autorisé.
« Quand un document est mis en « accès restreint », cela signifie que seules ses métadonnées sont visibles, mais qu'il est possible d'obtenir une copie du texte intégral en en faisant la demande à son auteur ou autrice, en cliquant sur le bouton «demande de copie» présent sur la fiche signalétique du document. L'auteur ou l'autrice peut ainsi s'assurer que la personne qui fait la demande vise une utilisation de son document permise en vertu des exceptions de la Loi canadienne sur le droit d'auteur, notamment l'utilisation équitable aux fins d'étude privée, de recherche, de critique ou de compte rendu ». (FAQ Archipel)
Le Service des bibliothèques n’autorise pas les demandes d’accès restreint en provenance d'une personne étudiante pour un mémoire ou une thèse. La requête pour obtenir un accès restreint doit être adressée au doyen ou à la doyenne de la faculté de l'étudiant·e qui autorisera ou non l’accès restreint et fixera sa durée. Si le document est déjà publié dans Archipel, il est possible de demander d'en restreindre l'accès pour une période déterminée jusqu'à ce que la lettre du doyen ou de la doyenne nous soit acheminée. Il suffit d'en faire la demande à archipel-admin@uqam.ca. Après ce délai, si l'autorisation n'a pas été reçue, votre document sera de nouveau en accès libre
