La confidentialité des mémoires, thèses et autres documents diplômants est encadrée par le Règlement des études de cycles supérieurs (règlement no 8, sous l'article 11.2.5). Ainsi, si l'étudiant·e ou sa direction de recherche considèrent que le travail produit doit demeurer partiellement ou totalement confidentiel pour des raisons sérieuses, une demande écrite comprenant le motif et la durée de confidentialité demandée doit être faite au doyen ou à la doyenne de la Faculté. Un document confidentiel ne sera pas traité pour intégration dans Sofia et Archipel.
Avant diffusion dans Archipel:
Les thèses ayant le statut «confidentiel» dans JIRA-Thème* ne sont pas traitées par le Service des bibliothèques. Les mémoires et autres documents diplômants ayant ce statut ne sont généralement pas reçus par le Service, sinon, ils devront être accompagnés de la lettre du doyen ou de la doyenne, autorisant la confidentialité. Dans certains cas, des documents pourraient être reçus avec certaines parties caviardées par l'étudiant·e pour des fins de confidentialité. À la fin de la période de confidentialité, si celle-ci est temporaire, le document sera transféré au Service des bibliothèques pour y être traité.
Après diffusion dans Archipel:
Pour faire une demande de retrait à des fins de confidentialité d'un document déjà publié dans Archipel, vous devez communiquer avec votre faculté afin que le décanat approuve votre demande. Après réception de la lettre du doyen ou de la doyenne, le Service des bibliothèques supprimera la notice de l'outil de recherche Sofia et retirera d'Archipel la fiche signalétique ainsi que le fichier PDF associé.
* JIRA-THÈME est l'interface qui permet, aux facultés, au Service des bibliothèques et au Service des archives, d'accéder aux documents déposés par les étudiantes et étudiants via le "Portail étudiant". Les étudiantes et étudiants peuvent y suivre l'état d'avancement de leur thèse ou essai doctoral en psychologie jusqu'à la diffusion dans Archipel.
