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Gestion des données de recherche

Guide sur la gestion des données de recherche

Organisation des fichiers

Recommandations pour le nommage de vos fichiers électroniques

  Description Exemples
Longueur Préférer une longueur maximale entre 20 et 32 caractères  
Sujet

Le nom du fichier doit être significatif et représentatif de son contenu. On devrait savoir ce qu’il contient sans avoir à ouvrir le fichier.

Éviter les dénominations vagues

Éviter les informations répétitives

Éviter les mots superflus (le, la, à, etc.)

Éviter le pluriel et les majuscules (sauf exception)

rapport_annuel

reunion_service

statistique

interview

Éviter les espaces Utiliser plutôt le tiret souligné «_» (underscore) ou le tiret (par exemple, pour les dates) interview_John_Smith
Éviter la ponctuation ?, !, . , :, ;, etc.  
Éviter les caractères accentués é, è, ê, ï, ç, etc.  
Éviter les caractères spéciaux +, =, « », [ ], < >,$, %, &, etc.  
Abréviations Éviter l’utilisation d’abréviations que vous êtes seul-e à pouvoir déchiffrer (utiliser des abréviations communes, ex.: cv pour curriculum vitae) demande_bourse_crsh cv_Sylvestre_Foret
Type de document Si cela est nécessaire, préciser le type de document à la fin du nom en utilisant des abréviations compréhensibles (ex. cr pour compte rendu, oj pour ordre du jour) reunion_service_cr
Date de création

Très important!

Utiliser le format AAAAMMJJ ou AAAAMM ou AAAA ou AAAA-AAAA (qui permet un classement chronologique)

reunion_service_cr_20171121
Version du document

Insérer une mention de version seulement lorsque requis (cela permet de distinguer les différentes versions)

Utiliser v puis le numéro de la version en utilisant un codage à deux chiffres ou encore son statut (finale, approuvée, préliminaire ). Il est recommandé d'utiliser des nombres entiers pour les révisions majeures et des nombres décimaux pour les mineures.

v01

v1.4

v_finale

v_approuvee

Extension Générée automatiquement (elle n’apparaît pas toujours à l’écran)

.dot

.xls

 

Exemples:

interview_John_Smith_20160917
plan_directeur_architecture_v_finale_20170801


Bibliographie:

Delengaigne, X., Mongin, P. et Deschamps, C. (2011). Organisez vos données personnelles : l'essentiel du personal knowledge management. Paris : Eyrolles : Éditions d'Organisation.

Lecomte, B., Couture, M. et UQAM. Service des archives et de gestion des documents. (Janvier 2017). Bonne pratiques de gestion des documents électroniques. Formation offerte au personnel de l'UQAM par le Service des archives et de gestion des documents.

Morlanne-Fendan, P. et Tanti, M. (2013). Nommage de documents électroniques : mise au point et évaluation d’une procédure. Documentation et bibliothèques, 59(2), 82-90. DOI: 10.7202/1033220ar

Le contrôle des versions permet de suivre les révisions d'un ensemble de données ou d'un processus. Il est essentiel si la recherche implique plus d'une personne. Il y a plusieurs avantages à conserver une trace des différentes versions de fichiers, la plus importante étant la possibilité de restaurer les données à partir d'une version antérieure plutôt que d'avoir à tout recommencer. Le contrôle des versions permet aussi de s'assurer qu'on ne travaille pas avec une version périmée d'un fichier. 

Chaque version doit être bien nommée selon les conventions recommandées et chaque changement, aussi petit soit-il, doit aussi être inscrit dans les fichiers journaux. Dans certains cas, des outils de partage de fichiers et des logiciels de contrôle de version peuvent être utiles (ex.: Git, Subversion).

Un indicateur de contrôle de version peut être inscrit dans le nom du fichier (ex.: v01, v02, v1.4), la convention standard consistant à utiliser des nombres entiers pour les révisions majeures et des nombres décimaux pour les mineures.


Pour en savoir plus:

Version control and authenticity (UK Data Service)